Dal momento che i confini tra lavoro e vita personale sembrano diventare sempre meno accentuati giorno dopo giorno, un’adeguata gestione del tempo è ormai un'abilità cruciale per i professionisti di tutti i settori. Con la tecnologia che gioca un ruolo così importante in tutti gli aspetti della nostra vita, è facile perdere la cognizione del tempo, specialmente quando siamo impegnati a creare un sito web o navigare sui social media.
Ancora una volta, dobbiamo affidarci alla tecnologia per assicurare una gestione del tempo più efficace. Esistono infatti molti programmi online che danno modo di delegare, accelerare, automatizzare o addiruttura evitare alcune delle attività quotidiane che richiedono più tempo. Ecco perché abbiamo creato un elenco di 20 programmi per la gestione del tempo che ti aiuteranno ad aumentare la produttività.
Migliori app per time management:
Funzionalità di Wix
Evernote
1Password
SaneBox
Siri Shortcuts
Kiwake App
RescueTime
Pocket
Slack
Dropbox
Toggl
Asana
Loop - Habit Tracker
Focus Booster
Noisli
Freedom
Forest App
Headspace
Metodo 1-3-5
Remember the Milk
Gestione del lavoro
Stai cercando uno strumento aziendale completo che ti consenta di entrare in contatto con i tuoi clienti, promuovere il tuo brand e automatizzare la maggior parte delle tue attività di vendita e marketing? Le Funzionalità di Wix sono la soluzione per te.
Le Funzionalità di Wix hanno così tante funzionalità interessanti che non sappiamo davvero da quali iniziare. Per citarne alcune: monitoraggio del comportamento dei consumatori, soluzioni per le relazioni con i clienti (dalla chat ai preventivi, fatture, spedizioni e accettazione dei pagamenti), gestione della SEO e creazione di elementi promozionali (video, post sui social e email marketing). Tutto questo può essere fatto direttamente dal pannello di controllo del tuo sito web dopo aver creato un account, il che significa che dovrai solo ricordare una password per accedere a tantissime funzionalità vincenti.
Prezzo: piano base gratuito disponibile dopo aver creato un sito Wix. I piani avanzati sono disponibili con l'acquisto di un abbonamento Wix premium a partire da 10€ al mese. Puoi dare un’occhiata alle diverse opzioni qui.
Disponibilità: una volta creato un sito web Wix, sarai in grado di utilizzare tutte le funzionalità direttamente dal pannello di controllo del tuo sito.
02. Evernote
Organizza idee, ricerche, progetti ed elenchi in un unico posto. Puoi raccogliere qualsiasi tipo di contenuto su questa app, dalle parole alle immagini alle note vocali. E visto che trascorriamo la maggior parte del tempo su smartphone e computer, questa app risulta davvero semplice da aggiungere ai preferiti. Si possono anche fare screenshot di siti web o pagine online ed aggiungerli direttamente al tuo account Evernote.
La parte migliore di questa app? Può essere sincronizzata su tutti i tuoi dispositivi, permettendoti di avere sempre la versione più aggiornata delle tue note sia da desktop che in movimento.
Prezzo: versione gratuita disponibile. Piani premium e business a partire da 6.99€ al mese. Puoi confrontare i piani qui.
03. 1Password
Abbiamo così tante password da tenere a mente che è impossibile ricordarle tutte, soprattutto quandi si creano password uniche e complesse per ogni piattaforma. Certo, si potrebbe scriverle tutte da qualche parte, ma bisognerebbe sempre assicurarsi che nessuno sia in grado di accedervi. Questo significa che avere le proprie password a disposizione quando se ne ha bisogno non è poi sempre possibile.
È qui che entra in gioco la tecnologia di 1Password: un'app super sicura che contiene tutte le tue password, oltre ad altre informazioni private (numeri di conto bancario, carte di credito, passaporti e altro). Questa app inserisce automaticamente le informazioni dell'utente nei rispettivi siti web e app, in modo che vi si possa accedere con un semplice clic. E con 1Password, dovrai ricordare una sola password per accedre alla app; vedrai che la tua memoria te ne sarà grata.
Prezzo: a partire da $2,99 al mese con una prova gratuita di 30 giorni.
Disponibilità: versione desktop, sincronizzabile con Mac, iOS, Windows, Android, Linux e Chrome OS.
04. SaneBox
Come suggerito dal nome, la missione di SaneBox è quella di riportare la sanità mentale nella messaggistica via email. In media, infatti, trascorriamo il 28% delle nostre giornate lavorative a controllare le nostre caselle di posta elettronica, cosa che come ben sappiamo ostacola la produttività. Il sistema di filtraggio intelligente di SaneBox può aiutarti a smettere di perdere tempo leggendo email, poichè classifica automaticamente le email in diverse caselle di posta in base alle tue esigenze. Alcuni esempi di cartelle sono "progetti importanti", "iscrizioni a newsletter", "rapporti sulle statistiche settimanali" e persino "notifiche ferie". In questo modo, puoi concentrarti su ciò che è davvero importante per te e per il tuo lavoro.
Alcune delle molte funzionalità incluse sono l'annullamento automatico dell'iscrizione a newsletter non rilevanti, una sintesi delle varie newsletter inviata una volta al giorno e il salvataggio di email che sono state erroneamente scambiate per spam. Tutto ciò ti consente maggiore efficienza e una gestione del tempo più intelligente al lavoro.
Prezzo: i piani partono da $59 l’anno con una prova gratuita di 14 giorni.
Disponibilità: la piattaforma SaneBox può essere integrata con la tua casella di posta su Google, Office365, iCloud, Yahoo o qualsiasi altro provider, su qualsiasi dispositivo.
Produttività
05. Siri Shortcuts
Un magnifico modo per risparmiare tempo evitando di svolgere le stesse attività ripetitive, è automatizzarle. Per gli utenti iOS, le Siri Shortcuts permettono di fare azioni ripetitive più rapidmente con un semplice tocco sul telefono o una richiesta vocale a Siri.
Alcuni esempi di attività che si possono svolgere con Siri Shortcuts sono: ottenere indicazioni stradali per raggiungere casa, partecipare virtualmente a una riunione, creare PDF automatici da siti web o app e impostare promemoria da visualizzare quando si arriva al lavoro. Le opportunità sono moltissime. Provalo: non ti costerà neanche un centesimo.
Prezzo: gratuito
Disponibilità: app iOS.
06. Kiwake App
Il mondo si divide in due: quelli che si svegliano al primo suono della sveglia, e quelli che non riescono a smettere di premere il tasto “posponi”. Fai parte anche tu della seconda categoria? Dieci sveglie una dopo l’altra non bastano più? Benvenuto nel club di quelli che hanno bisogno di Kiwake, una sveglia intelligente pensata per aiutarti a superare le fatiche mattutine, attraverso un breve ma completo processo di risveglio.
Questo avviene attraverso diversi metodi: facendoti alzare dal letto per scattare una foto di un oggetto lontano, giocando ad un breve gioco o leggendo la lista dei tuoi obiettivi per motivarti fin dal momento in cui ti svegli. Oh, e non pensare nemmeno di poter premere il pulsante posponi: non lo troverai sulla app. Scegli il tuo metodo di risvelgio preferito e preparati a diventare un mattiniero in brevissimo tempo.
Prezzo: versione gratuita disponibile. Possibilità di effettuare upgrade alla versione Premium.
Disponibilità: app IOS.
07. RescueTime
Il primo passo per aumentare la produttività, soprattutto quando hai l'idea di lavorare da casa, è capire come trascorri la maggiorparte del tuo tempo. RescueTime ha la risposta, dato che monitora automaticamente ogni minuto passato su applicazioni e siti web vari. Ti fornisce poi un resoconto dettagliato e completo di dove va a finire il tuo tempo online.
Che tu decida di utilizzare questo programma per aumentare la tua produttività o quella del tuo team, RescueTime è in grado di fornire un quadro generale della giornata per aiutare chiunque ad organizzare il proprio tempo in modo più strategico. Non solo registra le ore passate online, ma include altre opzioni come le notifiche per limitare il tempo speso su certi siti o app, e la possibilità di bloccare determinate pagine web per un periodo di tempo desiderato.
Prezzo: il piano base è gratuito, mentre i piani premium partono da $6,5 al mese.
Disponibilità: disponibile su desktop.
08. Pocket
Navigando sul web per lavoro o per piacere, ti sarà sicuramente capitato di imbatterti in altre pagine o siti che ti interessano. Si tratta di una prerogativa del marketing digitale: distrarti e farti cliccare su altre pagine. Tuttavia, se vuoi seguire il tuo programma, devi evitare distrazioni e concentrarti su un'attività alla volta.
Per evitare qualsiasi tipo di distrazione, puoi utilizzare Pocket e salvare quegli articoli, siti web e video per visualizzarli successivamente, quando sarai meno impegnato. Ti basta semplicemente scaricare l'app e premere il pulsante Pocket per aggiungere immediatamente un sito web nella categoria "Da guardare più tardi".
Prezzo: gratuito.
Disponibilità: app iOS, app Android, app store Mac e Amazon.
Collaborazione del team
09. Slack
Slack aiuta i team a collaborare in modo più intelligente al lavoro. È un'applicazione per la produttività di messaggistica individuale e di gruppo, con chat che possono essere suddivise per progetto, argomento o team. A meno che non siano rese private, tutte le conversazioni sono aperte a tutti in azienda, consentendo a chiunque di avere accesso alle informazioni in qualsiasi momento. In un’epoca dove molti dipendenti lavorano da remoto, questo tipo di app consente alle aziende di mantenere tutte le comunicazioni sotto un unico tetto virtuale.
Oltre alla semplice messaggistica, Slack può essere integrato con una serie di applicazioni per la produttività al lavoro, come Google Drive, Asana, Outlook e Trello. La piattaforma è completamente sicura grazie a tecnologie come l'autenticazione a due fattori e l’identificazione unica.
Prezzo: i piani gratuiti sono disponibili per piccoli team, mentre i piani standard e avanzati partono da $6,67 per utente al mese.
Disponibilità: La versione desktop è disponibile e c'è anche la app per smartphone.
10. Dropbox
Dropbox è un sito di hosting per achiviare documenti ed immagini su cloud e per la collaborazione online. Su Dropbox puoi salvare, modificare e sfogliare file da qualsiasi luogo o dispositivo.
Dropbox può essere utilizzato per le tue esigenze personali o per collaborare con i membri del team e i clienti al lavoro, risparmiando tempo ed evitando la corrispondenza su più piattaforme. Su cloud, puoi salvare qualsiasi file, da documenti a video, immagini e molto altro.
Prezzo: gratuito per i piani di base con spazio di archiviazione limitato, mentre i piani di archiviazione per aziende partono da 9,99€ al mese.
Disponibilità: Versione desktop, app iOS e app Android.
11. Toggl
Toggl è un’app che aumenta la produttività aiutando te e i tuoi colleghi a capire dove va a finire il tempo passato online e insegnando come ottimizzarlo al meglio. Il programma è molto semplice da usare ed è simile a RescueTime, con un maggior focus sui team. Con un semplice clic, puoi monitorare il tempo trascorso per ogni attività online.
In una fase successiva, Toggl suddividerà i dati in un report che ti permette di tenere traccia del tuo tempo online e di fare scelte più intelligenti in futuro. È disponibile su tutti i dispositivi, inclusa un'estensione di Chrome e, per gli utenti iPhone, è possibile richiedere il monitoraggio del tempo direttamente a Siri, in modo da non dover muovere nemmeno un dito.
Prezzo: i piani partono da $9 per utente al mese, con un'opzione di prova gratuita disponibile.
Disponibilità: disponibile su desktop, app iOS, app Android, app store Mac e come estensione di Chrome.
Ottimizzazione del programma
12. Asana
Asana è un programma che ti permette di prendere il controllo della tua pianificazione giornaliera attraverso funzionalità di organizzazione, monitoraggio e gestione. Asana è stato pensato e programmato per assicurarti di rispettare le scadenze che ti sei prefissato. Ciò include svariate funzionalità tra le quali l’elenco dei passaggi necessari per completare un determinato progetto in base alle tue priorità, la visualizzazione del programma in sequenza temporale, il calendario, un rapporto sui progressi e molto altro.
Asana è anche pensato per condividere e assegnare progetti ai colleghi, con la possibilità di caricare vari tipi di file. Il semplice sistema drag-and-drop consente di manovrare e regolare i cambiamenti per ogni progetto.
Prezzo: i piani di base sono gratuiti, mentre i piani avanzati partono da $10,99 per utente al mese.
Disponibilità: disponibile su desktop, app iOS e app Android.
La creazione di abitudini che aumentano la produttività è un processo che richiede tempo e dedizione. Loop è un'app che ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi, che si tratti di svegliarti presto, di fare meditazione, esercizio fisico o qualsiasi altra attività tu abbia in mente. Per dare vita ad una di queste abitudini con Loop, ti basterà crearla sull'app, aggiornare i tuoi progressi e tenere monitorati i report creati dall'app per vedere quanto sei vicino al raggiungimento del tuo obiettivo.
Si sa, le abitudini quotidiane sono attività che diventano più facili con il tempo e riducono al minimo il processo decisionale iniziale dal momento che diventano una sorta di responsabilità nelle nostre giornate. Loop vi aiuterà a gestire meglio il vostro programma e a migliorare il delicato equilibrio tra lavoro e vita privata.
Prezzo: gratuito.
Disponibilità: app Android.
Concentrazione
14. Focus Booster
Lo slogan che compare sulla home page di questa app per il time management afferma che "è dimostrato che per ogni interruzione sono necessari fino a 25 minuti per tornare a fare quello che si stava facendo prima di essere interrotti". A meno che non impari a gestire meglio la tua concentrazione, anche con un piccolo aiuto.
Focus Booster è la mano di cui hai bisogno. La app utilizza un metodo per la gestione del tempo chiamato Tecnica del Pomodoro, che suddivide il tuo lavoro in intervalli di concentrazione e tempi di pausa. Puoi personalizzare la durata di ogni sessione, impostare la tua attività e monitorare i progressi per avere informazioni utili su come trascorri ogni minuto della tua giornata.
Prezzo: il piano base è gratuito, mentre le opzioni più avanzate partono da $2,99 al mese.
Disponibilità: disponibile su desktop.
15. Noisli
Le melodie e i suoni rilassanti sono un altro modo comprovato per aumentare la concentrazione. Noisli ti consente di essere il tuo curatore musicale mescolando diversi ritmi naturali e creando la combinazione di suoni adatta alle tue esigenze. La ricca libreria di suoni include il suono del vento, della pioggia, delle tempeste, del fuoco che scoppietta, delle brulicanti caffetterie, il rumore bianco e molta altra musica perfetta per lavorare.
Prezzo: il piano base è gratuito, mentre i piani avanzati partono da 8€ al mese.
Disponibilità: disponibile su desktop, app iOS e app Android.
16. Freedom
Ci sono molti metodi diversi che si possono usare per concentrarsi, come le ultime due app che abbiamo descritto. La app Freedom, invece, comporta la cancellazione forzata di tutte le distrazioni e il blocco di alcune applicazioni da te scelte, per determinati periodi di tempo.
Senza le distrazioni come lo shopping online, il tuo feed Instagram o la ricezione di notizie sarà più facile concentrarti sul tuo lavoro.
Prezzo: gratuito.
Disponibilità: disponibile su desktop, app iOS, app Android e come estensione per il browser.
17. Forest App
Forest è l'app pensata per gli ambientalisti e per chi ha a cuore l’ambiente, perché permette di aiutare il pianeta semplicemente concentrandosi sul proprio lavoro. Lasciando l'app aperta e costringendoti a concentrarti, potrai virtualmente piantare un seme e vedere lentamente crescere il tuo albero.
Se esci dall'app e interrompi il periodo di concentrazione, il tuo albero smetterà di crescere.
Il team di Forest collabora con un'organizzazione, Trees for the Future, per piantare alberi veri in natura.
Prezzo: $1,99.
Disponibilità: disponibile su app iOS, app Android e come estensione per Chrome.
18. Headspace
É ormai risaputo che il segreto di molti personaggi di successo sta dietro ad una buona dose quotidiana di meditazione, che aiuta ad allenare la mente a funzionare in maniera più fluida. La meditazione aiuta a liberarti di pensieri improduttivi, riduce lo stress e l'ansia e permette di concentrarti più velocemente e più a lungo. Headspace è una delle migliori app per la meditazione disponibili, con centinaia di meditazioni guidate supportate dalla ricerca in diverse categorie.
Per i principianti, è consigliato iniziare con esercizi base così da imparare le tecniche base della meditazione. Ci sono poi corsi gratuiti, corsi a pagamento e sessioni singole che coprono argomenti che vanno dal rilascio dello stress ed ansia, alla ricerca dell'equilibrio psicofisico, all’addormentarsi. Alcune meditazioni guidate si concentrano anche sul rapporto con la tecnologia o sulla preparazione mentale per una presentazione di lavoro.
Prezzo: gratuito con meditazioni limitate, mentre con pagamento a partire da $7,99 al mese, è possibile avere accesso ad un numero maggiore di meditazioni guidate.
Disponibilità: disponibile su desktop, app iOS e app Android.
Priorità (lista delle cose da fare)
19. Metodo 1-3-5
Impara a stabilire le giuste priorità durante le tue giornate, suddividendole in obiettivi realistici e raggiungibili. Il metodo 1-3-5 ti obbliga a scegliere un'attività principale, tre attività di media grandezza e cinque piccole attività che intendi svolgere in una determinata giornata.
Puoi suddividere gli obiettivi personali, lavorativi e di altro tipo in diverse categorie per stabilire le giuste priorità durante le tue giornate in base alle necessità. Questa app è sincronizzabile con qualsiasi dispositivo, in modo da potervi accedere ovunque ed in qualsiasi momento.
Prezzo: gratuito per gli account di base, mentre gli account premium partono da $2,50 al mese.
Disponibilità: disponibile su desktop o dal browser di qualsiasi dispositivo.
Sei il tipo che si crea costantemente liste delle cose da fare mentali? Senti che appuntare le tue liste mentali su un pezzo di carta non ti aiuta a fare ordine nella tua testa? Remember the Milk è la lista di cose da fare intelligente che ti ricorda che cosa devi fare, così da non doverci più pensare.
Aggiungere attività alla app è semplicissimo, basta poi classificarle in base al livello di priorità, numero di occorrenze, tag, attività secondarie correlate e puoi persino allegare file da Dropbox o da Google Drive. Puoi anche condividere i tuoi elenchi con altri utenti. Infine, devi solo scegliere il modo in cui desideri ricevere i promemoria: via e-mail, SMS, IM, Twitter o tramite notifiche dall’app mobile. La ricetta segreta per non dimenticarti mai nulla!
Prezzo: gratuito per funzionalità di base o versione pro disponibile per $39,99 all’anno.
Disponibilità: disponible su desktop, app iOS e app Android.
