Come essere produttivi e ottimizzare il proprio lavoro


Donna con laptop in mano e agenda giornaliera di impegni

Essere produttivi significa portare a termine il proprio lavoro e il maggior numero possibile di compiti: dallo scrivere una business proposal, al creare un sito web. Tuttavia, ci sono molte piccole distrazioni che possono interromperti nel corso della giornata, nonostante la tua determinazione.


Sebbene esistano diversi metodi per mantenere la concentrazione e portare a termine il proprio lavoro, abbiamo pensato di stilare una lista delle nostre tecniche preferite per aumentare la produttività e ottimizzare la propria giornata lavorativa. Qui sotto troverai una serie di metodi che possono essere adattati al tuo stile di lavoro, per aiutarti a capire come essere produttivi, come mantenere la concentrazione e darti lo sprint quando serve.


Tre principi di produttività


Prima di iniziare, sappi che la maggior parte degli approcci alla gestione del tempo e alla produttività possono essere classificati sotto i tre principi di: assegnazione delle priorità, obiettivi SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e definiti nel tempo) e riconoscimento degli errori. Questi tre concetti possono essere applicati a tutti i nostri consigli.


Assegna delle priorità


Alcuni compiti hanno la priorità rispetto ad altri a causa di eventuali scadenze, urgenze o della loro importanza. Tenendo questo a mente, concentrati su di essi e cerca di ultimarli per primi. "Il trucco non è dare priorità a ciò che è in programma, ma programmare le priorità", ha detto l'imprenditore Stephen R. Covey.


Poniti obiettivi SMART


Quando ci si trova a gestire un progetto impegnativo, è bene suddividerlo in parti più piccole per renderlo più gestibile. Dovresti sempre creare obiettivi SMART ("specifici", "misurabili", "raggiungibili", "realistici" e "definiti nel tempo"). Per esempio, se vuoi aprire un negozio online, inizia scegliendo un obiettivo misurabile come: "Lancerò il mio sito di eCommerce entro un mese."


Avere una scadenza da rispettare ti aiuterà a evitare di procrastinare, riducendo persino lo stress. Quando sai cosa e come dovrebbe essere il prodotto finale, ti sarà più facile capire quali sono i passi necessari per realizzare l’obiettivo, preparandoti così a ottenere risultati migliori.


Riconosci i tuoi errori


A volte occorre fare un passo indietro, fare il punto della situazione e valutare i progressi complessivi. Questo è il momento di creare uno spazio dove individuare eventuali ostacoli o battute d'arresto, ammettere i propri errori e andare avanti. Così facendo, sarai anche più attrezzato per affrontare quei momenti dove prendere una decisione risulta difficile, perchè ci si è fissati su un problema pensando troppo a esso, cosa che, di solito, azzera la produttività.


Come essere produttivi


  1. Imposta un timer

  2. Svolgi un compito alla volta

  3. Fai più sport

  4. Dormi molto

  5. Segui la "regola dei 2 minuti"

  6. Prenditi cura di te

  7. Ascolta musica

  8. Usa strumenti per la gestione del tempo

  9. Individua le ore in cui sei più efficiente

  10. Leggi in modo intelligente

  11. Prenditi delle pause

  12. Impara a dire no

  13. Organizza la tua area di lavoro

  14. Trova un mentore

  15. Elimina le distrazioni

  16. Delega in modo intelligente

  17. Modifica la tua to-do list

  18. Padroneggia il tuo stile di apprendimento

  19. Riduci le riunioni



01. Imposta un timer


Per capire su cosa impieghi la maggior parte del tuo tempo, puoi impostare un timer e iniziare a monitorare quante ore ti servono per completare ogni voce della tua lista di cose da fare. Per esempio, se sei uno scrittore freelance e il tuo tempo è denaro, vorrai sapere se fare una ricerca su cosa scrivere ti occupa più tempo dello scrivere l’articolo stesso. Compiti diversi richiedono tempi diversi.


Mentre misuri quanto tempo impieghi per completare ogni lavoro, presta attenzione anche alle piccole distrazioni che spesso sopraggiungono e si sommano, compresi i social media, le email, le telefonate e così via. In questo modo, potrai stilare un programma che riduce il tuo lavoro all'essenziale, evitando così una serie di attività extra che puoi affrontare anche fuori dall'orario di lavoro.


02. Svolgi un compito alla volta


Abbandona il multitasking, se vuoi migliorare la tua produttività. Nonostante sia un'idea comune che destreggiarsi tra diverse attività significhi essere produttivi, studi dimostrano che è vero il contrario. Una scoperta cruciale che emerge dalle ricerche sulla produttività è che tendiamo a pensare che la nostra "capacità di multitasking" sia più elevata di quello che è, parlando, quindi, di multitasking quasi sempre in modo improprio. Occupati di un compito alla volta prima di passare a quello successivo.


03. Fai più sport


Ancora una volta la scienza ci suggerisce che, adottare un approccio meno sedentario e più dinamico, contribuisce ad aumentare la produttività anche in ufficio. L'attività fisica è energizzante. Avere una routine di esercizio regolare può anche migliorare l’umore, combattere lo stress e rendere più felici.

Esistono modi semplici per incorporare più attività fisica nella tua giornata e aiutarti a restare motivato, tra i quali: fare brevi passeggiate tra un compito e l'altro, fare stretching quando hai poco tempo o fare dei mini esercizi alla scrivania.


04. Dormi molto


La mancanza di sonno diminuisce la capacità del cervello di creare connessioni e quindi di avere intuizioni originali. Dormire poco contribuisce anche alla diminuzione delle capacità di ragionamento logico e della memoria. In poche parole, è necessario dormire bene per stare bene, avere successo e aumentare la propria produttività.


Un adulto in salute avrebbe bisogno di dormire fra le 7 e le 9 ore per notte, secondo la National Sleep Foundation. Quindi, per evitare l'affaticamento mentale e permettere al cervello di ricarcarsi, cerca di seguire queste linee guida.


05. Segui la “regola dei 2 minuti”


Per i procrastinatori, esiste una strategia che può aiutare a suddividere i grandi progetti in step più piccoli e mantenere la rotta. È la regola dei 2 minuti di Dave Allen, che afferma che se un compito può essere svolto in 2 minuti o meno, va fatto subito.


Con questo trucco, scoprirai che quasi ogni cosa può essere ridimensionata a due minuti. Per esempio "Creare una presentazione di lavoro" diventa "Accendere il pc" e "Correre per 5 miglia" diventa "Tirare fuori la tuta per la mattina dopo". I compiti più importanti diventeranno così più gestibili e meno impegnativi, e ti aiuteranno ad aumentare la tua produttività.


06. Prenditi cura di te


Siamo quasi a metà della nostra lista che illustra come essere produttivi. È quindi ora di fare una pausa e di ricordarti che è importante anche occuparsi di se stessi. Coltivare una routine che supporti la tua salute mentale, fisica ed emotiva non solo ti aiuterà ad essere più felice, ma ti incoraggerà a perseguire un migliore equilibrio tra vita personale e professionale.


A volte però può sembrare difficile trovare del tempo extra da dedicare a se stessi quando si ha un programma molto fitto. Dormire a sufficienza, ridurre al minimo le distrazioni e fare esercizio regolarmente, sono già buoni metodi per prendersi cura di sè. Inoltre, per iniziare, è anche possibile meditare per 5 minuti alla scrivania, fare una breve passeggiata durante la pausa pranzo, ascoltare un podcast o chiamare un amico mentre vai in ufficio, insomma fare qualcosa che ti rilassi.


07. Ascolta musica


Ascoltare musica può migliorare il tuo umore, aiutare a concentrarti e motivarti, e quindi anche a migliorare come essere produttivi al lavoro. Ci sono però alcuni consigli da seguire per usare al meglio il potere della musica quando lavori.


In primo luogo, attieniti a brani familiari, che non ti distraggano dal tuo lavoro. Pensa a una playlist che abbia un effetto calmante, per rilassarti. In secondo luogo, usa una musica con un ritmo per aumentare le tue prestazioni e la tua prontezza. Ascoltando la tua musica preferita, potrai affrontare meglio i compiti ripetitivi, combattere la noia e restare felice.



08. Usa strumenti di gestione del tempo


Esistono una serie di app per la gestione del tempo, create apposta per aumentare la produttività. Eccoti una carrellata di strumenti per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi:


  • Sistema di CRM: Ascend è una soluzione per i business, tutto in uno, che ti permette di mantenere i contatti con i tuoi clienti, promuovere il tuo brand e automatizzare la maggior parte delle tue attività di vendita e marketing

  • Asana: è uno strumento che ti permette di ottimizzare il tuo programma di lavoro attraverso le sue funzioni di organizzazione, monitoraggio e gestione. Per aiutarti a rispettare le scadenze, Asana mostra una panoramica della tua timeline e riporta i tuoi progressi nel completamento di ogni compito

  • Monday.com: è un altro software di gestione dei progetti, dotato di funzioni di collaborazione, visualizzazeion della timeline di progetto, monitoraggio del tempo e dei carichi di lavoro



 Esempio di sito web di design di interni


09. Individua le ore in cui sei più efficiente


Sei una persona mattiniera, pomeridiana o notturna? Capire quando sei al massimo delle tue energie può aiutarti a migliorare la tua produttività, creando un programma di lavoro adatto al tuo ritmo.


Una volta risposto a questa domanda, ottimizza il tuo orologio biologico e sposta i compiti più importanti nel momento migliore per te della giornata. Trovare l'orario di lavoro ideale è particolarmente utile per chi svolge lavori che richiedono un alto livello di concentrazione e di attività intellettuale, e che necessitano, quindi, di sfruttare al massimo quel lasso di tempo.


10. Leggi in modo intelligente


La capacità di leggere in modo intelligente è un'abilità cruciale per coloro che vogliono capire come essere produttivi e hanno bisogno di leggere grandi quantità di testo per lavoro. È quindi importante sapere come aumentare la comprensione, concentrandosi sui contenuti più importanti.


La lettura veloce implica saper scansionare le parole rilevanti, o parole chiave, sulla pagina e mantenere la concentrazione per comprendere rapidamente le nuove idee nel testo. Questo metodo ti farà risparmiare tempo, ti permetterà di affinare la tua memoria e di migliorare le tue capacità di risoluzione dei problemi, oltre a renderti più sicuro di te sul posto di lavoro.


11. Prenditi delle pause


Basta un breve periodo di tempo lontano dallo schermo o dalla scrivania, per rigenerarsi e aumentare la produttività.


Fare delle pause, anche solo di 15 minuti, aiuta a migliorare la concentrazione e a mantenere un livello costante di attenzione sul lavoro. Al contrario, lavorare su un compito senza pause può portare a un declino della produttività e delle proprie prestazioni.



12. Impara a dire di no


Può sembrare poco intuitivo, ma imparare a dire "no" aumenta la produttività e migliora la vita. In primo luogo, rifiutando del lavoro extra, guadagnerai del tempo libero per concentrarti su altre priorità e, in alcuni casi, questo aiuterà anche a recupererai il tuo benessere mentale.


"Quando dici di sì a qualcosa che non vuoi fare, finisci per odiare quello che fai, chi te l'ha chiesto, e ti fai del male", ha detto James Althucher, autore di The Power of No (Il potere del no). Dire "no" potrebbe portare a risultati positivi per te stesso, mentre dire "sì" potrebbe lasciarti dentro una sensazione di fastidio.



13. Organizza la tua area di lavoro


Uno spazio di lavoro ordinato e ben organizzato ha molti benefici. Per esempio, ti aiuta con la concentrazione e, sapendo dove si trova ogni cosa, ti fa risparmiare tempo. Puoi iniziare a organizzare la tua scrivania con questi semplici trucchi:


  • Usa i colori per etichettare gli oggetti e riporli nel posto giusto

  • Compra scatole e contenitori per archiviare carte e oggetti

  • Limita gli oggetti personali che possono occupare spazio sulla tua scrivania e distrarti



Esempio di scrivania organizzata per aumentare la produttività


14. Trova un mentore


Avere un mentore coinvolge i lavoratori e fa loro percepire il loro valore all'interno di un'azienda; fa capire che vale la pena puntare su un dipendente e forma professionisti che sanno come essere produttivi.


Se hai appena iniziato un nuovo lavoro, contatta un potenziale mentore che ha familiarità con la cultura aziendale e può aiutarti a migliorare nelle competenze necessarie per il tuo nuovo ruolo. Grazie al mentore, puoi aumentare la tua conoscenza del settore e la tua produttività nello svolgimento dei compiti quotidiani.



15. Elimina le distrazioni


Durante i periodi con scadenze incalzanti, si spegne d’istinto il cellulare o si silenziano le notifiche per poter lavorare senza interruzioni. Questa è una buona pratica da adottare anche nei giorni lavorativi normali. Ti aiuterà ad aumentare la produttività eliminando le distrazioni intorno a te, creando un'ambiente di lavoro funzionale. Inizia investendo su una connessione Internet ad alta velocità e punta a un software di qualità, che non ostacoli il tuo lavoro.


Se lavori da casa, riprendi il controllo del tuo tempo personale creando un programma per sapere esattamente dove concentrarti, fissando degli obiettivi giornalieri che puoi rispettare. Infine, vorrai anche stabilire alcune regole con i coinquilini o i membri della tua famiglia, facendo loro sapere quando stai lavorando, in modo da non essere disturbato.


16. Delega in modo intelligente


Delegare in maniera intelligente ti aiuta a identificare e sfruttare i punti di forza e di debolezza degli altri. Per esempio, come proprietario di un'azienda potresti non essere a tuo agio o non volerti occupare della contabilità. Se non è il tuo forte, puoi facilmente esternalizzare dei compiti a un professionista.


Se occupi un ruolo di leadership, devi sapere come delegare efficacemente per fare di più, impiegando meno tempo, per aumentare la produttività e far crescere il tuo business. Scopri i talenti e le passioni del tuo team prima di assegnare loro dei compiti. E sii flessibile nel fare dei cambiamenti, se necessari.


17. Modifica la tua to-do list


Non tutte le liste sono uguali, l'ideale è creare una lista che si adatti al tuo stile di lavoro. Dopo aver delineato una lista di cose da fare, modificala. Potrebbe essere necessario ridefinire le priorità degli elementi in base alla loro urgenza o scegliere di eliminare del tutto i compiti meno importanti.


La lista dovrebbe essere costituita da elementi semplici che ottimizzino il lavoro nel corso della tua giornata. Lascia gli obiettivi a lungo termine alla vision board, e rendi ogni voce della lista quotidiana tangibile e tracciabile.


18. Padroneggia il tuo stile di apprendimento


Per aumentare la tua produttività, devi utilizzare il tuo stile di apprendimento personale. Ecco i tre principali stili di apprendimento:


  • Cinestesico: hai bisogno di essere attivamente impegnato durante l’apprendimento. Per esempio, puoi fare una passeggiata mentre rispondi a una chiamata di lavoro, scrivere appunti in una riunione mentre gli altri parlano o usare un fidget spinner per restare concentrato durante una lunga presentazione

  • Uditivo: impari ascoltando. Per esempio, puoi parlare da solo mentre lavori, o fare brainstorming ad alta voce con gli altri. Usa registrazioni di testi, piuttosto che leggere, e chiudi gli occhi quando sei al telefono, in modo da prestare attenzione alle parole

  • Visivo: impari leggendo o vedendo. Per esempio, puoi stampare dei documenti per leggerli e prendere appunti sui margini. Attieniti a video chat o email, e tieni la scrivania organizzata, così non sarai visivamente distratto dal disordine


Uomo alla scrivania che lavora indossando le cuffie

19. Riduci le riunioni


Uno studio svolto su 3 milioni di persone in 16 città in tutto il mondo conferma che i genere si partecipa a troppe riunioni. Questa tendenza crescente porta a giornate lavorative più lunghe e ostacola la produttività perché troppe riunioni, spesso programmate in maniera consecutiva, diventano stressanti. Si finisce quindi per essere distolti dall'esecuzione di compiti importanti, che richiedono una completa attenzione.


La prossima volta che devi partecipare a una riunione, poniti le seguenti domande: "Io o i partecipanti trarremo beneficio dalla mia presenza?" oppure "Cosa voglio ottenere da questa riunione?" o "Qual è il mio ruolo?" per capire se essere presente o meno.

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